DIFFERENT FLEET SERVICE S.R.O.
SMĚRNICE APLIKACE GDPR (EU2016/679)
1) Popis směrnice
Směrnice upravuje průběh, zpracování a nakládání s osobními a jinými daty zákazníků dle rámce ochrany osobních údajů platného na celém území EU, který hájí práva občanů proti neoprávněnému nakládání s těmito daty a údaji (EU2016/679).
2) Rozsah
Potřeba získávat různá nezbytná data od svých zákazníků společnosti Different Fleet Service s.r.o. je nezbytností k většině obchodů, které společnost Different Fleet Service s.r.o. uzavírá se svými zákazníky. Aby bylo možné zajistit požadavky zákazníků na dané služby a výrobky, musí tito své požadavky a specifikace a s nimi náležící nezbytná data sdělit firmě, aby ta pak mohla na tomto základě jejich požadavky a specifikace splnit a toto jimi požadované zboží a služby jim dodat (jedná se o data k vozidlům, data o bydlišti – pro TP a oTP, data o umístění kanceláře či firmy apod. a nejedná se o data podléhajícím zvláštnímu režimu dle zákona EU2016/679). Zákazník tedy sdělí, jaké služby či výrobky požaduje, na jakou firmu či jméno, identifikuje k tomuto nezbytná data, podepíše plnou moc na nakládání s těmito daty a pak již čeká na splnění požadavku firmou. Převážná část těchto dat jsou data částečně veřejná a dostupná – výpis z OR, RZ od vozidla, kopie TP a oTP vozidla, technické protokoly od vozidla (evidenční prohlídka, STK, emise), a dále bydliště zákazníka, datum narození či RČ, uváděné v TP od vozidla a identifikující uživatele či majitele vozidla a nebo leasingového nájemce vozidla. Firma tato data využije na realizaci obchodu a občas i po delším čase k dalším dílčím objednávkám s tímto vozem souvisejícím (dokoupení služeb a nebo výrobků). Tato data a jejich záznamy se zpravidla po 8mi až 10ti letech skartují a znehodnocují pro jejich morální zastaralost a nepotřebnost.
3) Požadavky na vstupní data
Jsou jimi zpravidla tato data: veškerá data k požadované specifikaci vozidla (typ vozu, druh vozu, výrobce, model vozu, karoserie, typ motoru, atd.), dále osobní data (jméno osoby, včetně titulů, adresa trvalého bydliště, u cizinců adresa přechodného bydliště v ČR, adresa sídla firmy, popř. provozovny firmy, adresa přistavení/odstavení vozidla, číslo řidičského průkazu (pojistky), číslo občanského průkazu (dtto, přihlášené vozu), číslo pojistky k vozidlu (pojistné události), číslo bankovního účtu v případě plateb na účet, číslo mobilního telefonu (pro kontakt) atd, tedy postačující jsou podklady ve stejném rozsahu jako doposud.
4) Kdo smí s daty zacházet
Jako zodpovědné osoby jsou ve společnosti Different Fleet Service s.r.o.ti zaměstnanci, kteří zajišťují právě ty obchodní požadavky zákazníků, kteří společnosti Different Fleet Service s.r.o. předali na základě své objednávky zboží a služeb svá privátní data (a to písemným souhlasem) k tomuto obchodu nezbytná. Konkrétně se jedná o tyto zaměstnance:
- Servis a správa vozového parku a ostatní servisní činnosti
- Ručního myti
- Vratná služba
- Fleet manager a půjčovna vozů
- Asistenční služby
- Fakturace
- Obchodník s vozy
- Majitelé firmy
- Účetní
Jelikož mají všichni tito zaměstnanci podepsanou Doložku se zacházení s osobními a jinými daty zákazníků (dle EU2016/679) tak jsou plně oprávněni v nahodilých případech, kdy zákazník později v čase vyžaduje jakékoliv doplňující služby, výrobky či data k jejich původní objednávce dozajistit. Plná moc na svěřená data podepsaná zákazníkem je na dobu neurčitou a je jí možno kdykoliv zákazníkem zrušit a data nechat z firemní databáze společnosti Different Fleet Service s.r.o. trvale odstranit (což ale znemožňuje pro zákazníka pak servisně jakkoliv zasahovat). O tomto kroku by byl pořízen písemný protokol. Pokud tak učiněno nebude, odstraňuje tato data společnost Different Fleet Service s.r.o. sama a to po uplynutí cca 8-10ti leté lhůty od data pořízení těchto dat.
5) Zásady zacházení s daty
- Zákonnost, korektnost a transparentnost získaných dat
- Omezení účelu zpracování (tedy minimalizace a přiměřenost použití)
- Omezení uložení dat na dobu nezbytně nutnou
- Integrita a důvěrnost převzatých dat
6) Realizace procesu získávání dat
Vlastní prvotní získání dat se děje na základě Objednávky zákazníka a to dle druhu zboží či služeb požadovaných zákazníkem. Tímto rozlišením je také jasně dáno, jaká nezbytná data musí zákazník společnosti Different Fleet Service s.r.o. sdělit ke své objednávce (písemným souhlasem) a tím umožnit samotnou realizaci vlastní objednávky. Ve všech podepisovaných objednávkách či smlouvách je výslovný souhlas s pořízením osobních a ostatních dat od zákazníka a svolení s nimi k tomuto jedinému pracovnímu úkonu (objednávce) nakládat.
Konkrétně se jedná o tyto základní možnosti:
1) Objednávka vozu z půjčovny (dle Smlouvy o pronájmu vozidla):
Jméno firmy(zákazníka), ulice, město, PSČ, IČ (datum narození), telefonní spojení, jméno řidiče (-ů), rodné číslo, číslo ŘP a číslo OP
2) Objednávka vozu na servisní zásah (dle Zakázkového listu – interní doklad):
Jméno firmy (zákazníka), RZ vozidla, stav tachometru, stav PHM, kontakt na zákazníka (adresa kanceláře, nebo bydliště, telefon), požadované servisní úkony, požadované mytí a tankování PHM vozu, datum zakázky a zevrubný stav vozu
3) Objednávka pořízení (nákup) vozu (dle LS a nebo Kupní smlouvy):
Jméno firmy (zákazníka), telefonní spojení, mailová adresa, adresa sídla firmy (bydliště – ulice, číslo, město, PSČ), IČ a DIČ, rodné číslo, číslo OP, číslo účtu pro platební styk, specifikace pořizovaného vozidla, cena vozidla, podmínky dodání a služby k vozidlu (asistenční služby, náhradní vozidlo, atd..)
4) Objednávka pojištění vozidla (dle Pojistné smlouvy s pojišťovnou):
Jméno firmy (zákazníka), adresa sídla firmy (ulice, číslo, město, PSČ), IČ, DIČ, rodné číslo, číslo OP, specifikace vozidla na které se pojištění vztahuje, VIN vozidla, cena vozidla a ostatní data k vozidlu (rok výrovy, značka, model, ujeté km, atd..)